第一章   总      则

 

第一条 为使局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中办、国办印发《党政机关公文处理条例》，结合我局实际情况，特制定本办法。

 

第二条 局办公室是局机关公文处理的管理机构，主管局机关的公文处理工作，配备专职人员负责公文处理工作。

 

第三条 局机关公文处理分为收文和发文（行文）处理。局机关制发的公文是局机关在实施管理和服务过程中所形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是传达贯彻上级方针、政策，发布行政决定、决议，施行行政措施，请示和答复问题，报告和通报情况，指导、布置和商洽工作的重要工具。机关各科（室）、所（站）必须认真做好公文处理工作，不断提高公文处理工作的效率和质量。

 

第四条 公文处理必须做到及时、准确、高效、安全。公文由局办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

 

第五条 公文处理工作，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密的规定，确保国家和部门的涉密安全。

 

 

 

第二章   行文主要种类

 

第六条  根据局机关情况，确定行文种类主要有：

 

（一）决定

 

适用于对重要事项或重大行动做出安排。

 

（二）通告

 

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

 

（三）通知

 

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

 

（四）通报

 

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。（五）报告

 

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询

 

问。

 

（六）请示

 

适用于向上级机关请求指示和批准的事项。

 

（七）批复

 

适用于答复下级机关请示事项。

 

（八）意见

 

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

 

（九）函

 

适用于平行机关之间，不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题。

 

（十）会议纪要

 

适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。 

 

第三章   行文格式

 

第七条 局机关公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送机关、印发机关和时间等部分构成。

 

（一）发文机关。发文机关应写局（局党委）全称或规范化简称；联合行文，主办机关应排列在前。文头一律用统一式样套红印刷。

 

（二）秘密等级。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

 

（三）紧急程度。分“特急”、“急件”。

 

（四）发文字号。包括局发文机关代字、年号、序号。

 

（五）签发人。机关上行公文一律在发文字号右侧横线之居上空 1 字，标明签发人。签发人用 3 号仿宋体字后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。

 

（六）公文标题。公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文种类三部分组成，如系转发文件，原件标题过长时，可以原件发文字号代替。

 

（七）主送。标题下空一行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格，后加冒号。

 

（八）正文。正文应简明扼要，层次清楚。多层次结构的正文分条标识方法为：

 

第一级用“一、二、三………”；

第二级用“（一）（二）（三）……”；

 

第三级用“1、2、3……”；

 

第四级用“（1）（2）（3）……”

 

一般应尽量避免采用多层次结构。数字和年份不能断开回行。（九）附件。公文如有附件，应在正文之下空一行注明附件

 

名称和顺序。

 

（十）落款和印章。除会议纪要以外，公文应加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。3 个以上机关联合行文，必须在落款处署发文机关名称，避免出现空白印章，防止伪造公文。

 

（十一）发文时间。以主要负责人签发的日期为准。联合行文，以最后签发机关领导人的签发时间为准。

 

（十二）抄送机关。抄送机关依照上级机关、平行机关、下级机关次序排列。

 

（十三）版记。指印发公文的主管部门和印发日期。列于文件末尾，抄送栏下。

 

第八条 公文用字。文字从左至右横写、横排。文件标题用 2 号小标宋体，正文一般均用 3 号仿宋体。每页排印 22 行，每行28 个字。

 

第九条  公文用纸。一般用国际标准 A4 型（长 297 毫米，宽  210 毫米），左侧装订。如上级部门有特殊要求，按上级要求执行。

 

 

 

第四章   行文规则

第十条 向市委、市政府和水利厅等上级机关报送的公文，与上级业务处、室、办等联系工作的公文，转发水利厅、市级有关部门文件，由局党委或局行政行文。

 

第十一条 “请示”的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时抄送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送同级和下级机关。除上级机关领导直接交办的事项外，“请示”不要主送领导者个人。“报告”的公文不得夹带请示事项。

 

第十二条 凡属我局正式文件，在文件发出的同时，须将 3 份文件连同发文底稿交办公室存档和报送有关领导。

 

 

 

第五章   公文办理

 

第十三条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、初审、分发、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、核稿、审稿、签发、校对、登记、用印、印制、分发、立卷、归档等程序。由局办公室设专人负责。局属各单位、机关各科室应落实专人负责公文的收发和日常文书管理工作。

 

第十四条 凡送交局党委和局行政的绝密、机密、秘密、挂号、普通函件或印刷品，均由局办公室负责启封、登记（有专门要求的除外）。注明送交局领导个人的亲启函件，不得启封，直接送交个人。收件人认为需要登记的，再送交文书补办登记手续。

 

第十五条 办公室根据公文内容、性质和紧急程度，及时提出拟办意见和办理时限，呈送领导阅示。需要立即办理或在短时间内必须回复有关方面的，局办公室在呈送局领导阅示的同时，应当及时分发承办科（室）、所（站）限时承办。

 

第十六条 根据局领导的批示和工作分工，办公室应及时将公文送交承办单位，承办单位应抓紧办理，原则上当天阅办，不得延误、推诿。

 

第十七条 凡涉及到几个科室（单位）的问题，主办一方应当主动与有关方面协商、承办。

 

第十八条 公文催办。已送领导批示或交有关科室（单位）办理的公文，由办公室负责催办。做到紧急公文跟踪催办；重要公文重点催办；一般公文定期催办、查办。防止漏办和延误。对下发的重要公文，应及时了解和反馈执行情况，并定期向局领导报告督查情况。

 

第十九条 公文草拟。以局党委和局行政名义上报下发的公文，除需局办公室代局草拟的以外，一般均由职能科室代为草拟，由科室负责人把关签字。公文内容涉及其他有关科室的，主办科室要事先与有关科室会签后再交局办公室核稿。

 

第二十条 以局名义发布的规定、细则、办法、制度等规范性文件，先由职能科室拟出初稿，并征求相关科室意见，交局办公室核稿，再提请局党委会或局务会讨论通过后，由局党委书记或局长签发。

 

第二十一条 公文草拟、修改、审核、签批一律使用钢笔或签字笔，禁用圆珠笔或铅笔。阅改正文要在文稿的上下楣或右侧改写，不准在装订线一侧改文。如文稿实质内容改动较大，由局办公室与主办科室（单位）协商或提出修改意见，由主办科室修改。改动较大的文稿，主办科室清稿后，再送办公室。对文稿实质内容不符合要求的，办公室有权退回。

 

    第二十二条草拟公文应当做到：

 

（一）符合国家的法律、法规和文件、政策及有关规定。

 

（二）情况属实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

 

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。

 

（四）公文中的数字，除部分层次结构数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须引用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

 

（五）必须使用国家法定计量单位。

 

（六）用词用字准确规范。如需使用简称，应用全称的同时加注说明。

 

第二十三条 凡属全局性、综合性、政策性及人、财、物、项目等重大事项的文件和上行文均由局党委书记或局长签发。对涉及一般性的具体业务工作安排、会议通知、答复等业务性公文，也可由局分管领导签发。审批签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批签发时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

 

第二十四条 文稿经领导人签发后，由办公室进行发文登记、编号，未经审核和领导签发的不予制作文件。缮印文件必须以领导人签发定稿为依据，内容不得随意改动。

 

第二十五条 我局所发正式文件和函件，其实质内容均由主办科室负责校对，校对人应在公文处理稿上签名。